Başlangıç Kılavuzu

Kimin için: Panele ilk kez giren firma sahibi ve ofis müdürü. Ne anlatır: İlk gününüzü baştan sona — kurulumdan ilk satışa, oradan gün sonu kapanışına. Her adım bir sonrakinin ön koşuludur, bu yüzden sırayı izleyin. Süre: Kurulum 1-2 saat. İlk satışı aynı gün girebilirsiniz.

Bu kılavuz yolu gösterir; her adımın ayrıntısı o modülün kendi kılavuzundadır. Modül kılavuzlarına panelin içinden de ulaşabilirsiniz: sağ üstteki ? düğmesi bulunduğunuz ekranın kılavuzunu açar.

Giriş

Panel adresiniz, kullanıcı adınız ve ilk şifreniz size bu kılavuzla birlikte ayrıca iletilir.

İlk girişte iki şey yapın:

1. Şifrenizi değiştirin. Profilim ekranından.
2. İki adımlı doğrulamayı açın. Yine Profilim'den. Mali ekranlara erişen her kullanıcıda açılmasını öneriyoruz: şifre tek başına kasaya ve cariye erişimi korumaz.

Panel ilk açılışta kısa bir tanıtım turu önerir. 2-3 dakika sürer ve panelin kenarlarını (menü, arama, bildirimler, yardım) gösterir. Sonra kapatabilir, Profilim'den yeniden başlatabilirsiniz.

Adım 1 — Şirketinizi tanımlayın

Nereye: Ayarlar → Şirket Ayarları

İki noktaya dikkat:

• Logo bilet, fiş ve web sitenizde birlikte kullanılır — bir kez doğru yükleyin.
• Para kuralları yalnız bundan sonraki işlemleri etkiler. Kur farkı ve yuvarlamayı satışa başlamadan önce kurun; sonradan değiştirmek geçmiş kayıtların tutarını düzeltmez.

→ Ayrıntı: Şirket Ayarları kılavuzu.

Adım 2 — Kullanıcılarınızı açın

Nereye: Ayarlar → Kullanıcılar (KUL-100)

Her çalışan kendi hesabıyla girer. Ortak hesap kullanmayın: kasa, komisyon ve onay kayıtları kullanıcıya bağlı doğar, ortak hesapta "bu tahsilatı kim aldı" sorusu cevapsız kalır.

1. Kullanıcıyı ekleyin, rolünü seçin (rol, hazır bir yetki kümesidir).
2. Gerekiyorsa Yetkiler ekranından tek tek düzeltin.
3. İlk giriş şifresi size bir kez gösterilir ve bir daha gösterilemez. Kopyalayın, kullanıcıya iletin, ilk girişte değiştirmesini isteyin.

Bir kullanıcının menüde ne gördüğü iki ayrı şeye bağlıdır: firmanızın modülleri ve o kullanıcının yetkisi. "Bende var, onda yok" durumunun iki ayrı sebebi olabilir.

→ Ayrıntı: Kullanıcı ve Yetki kılavuzu.

Adım 3 — Çalıştığınız firmaları girin

Nereye: Kayıtlar → Firmalar (FRM-100)

Turu fiilen yapan tur firmaları ve tedarikçileriniz. Rezervasyonda operatör olarak bu listeden seçim yaparsınız; cari borcunuz da bu firmalara çıkar.

En pahalı karıştırma: size iş gönderen partner acente ile sizin iş verdiğiniz tedarikçi zıt yönlü kayıtlardır. Aynı firmayı ikisine de girmek cari rakamını okunamaz hale getirir. Partner acenteler ayrı bir ekranda (ACE-100) yaşar.

Sözleşme bitiş tarihini boş bırakmayın — sezon ortasında "sözleşme bitmiş" sürprizi buradan önlenir.

→ Ayrıntı: Tedarikçi ve Partner kılavuzu.

Adım 4 — Ürününüzü kurun

Bu adım sattığınız şeye göre değişir; aşağıda tur örneği var. Villa, tekne, transfer ve araç kiralama için kendi ek kılavuzunuza bakın (bu kılavuzun sonundaki tabloya).

Nereye: Kayıtlar → Turlar (TUR-100) → Tur Ekle

1. Temel bilgiler.
2. Fiyatlama modelini seçin — kişi başı, seçenek bazlı ya da süre bazlı. Seçim, rezervasyon ekranında hangi alanların sorulacağını belirler.
3. Fiyat, para birimi, komisyon yüzdesi, çocuk yaş aralığı, en az/en çok katılımcı.
4. Gerekiyorsa sezon fiyatı satırları (yaz ve kış fiyatı aynı turda yaşar).
5. En az bir görsel yükleyin; ilk görsel listelerde ve sitenizde kapak olur.
6. Satacağınız dilleri seçin; her dil için ayrı adres, ad ve açıklama girilir.
7. Üç anahtarı açın — ve üçünün ayrı şeyler olduğunu bilin:

→ Ayrıntı: Tur kılavuzu.

Adım 5 — İlk rezervasyonu girin

Nereye: Satış → Rezervasyonlar (REZ-100) → Yeni rezervasyon

Sihirbaz sırayı kendisi söyler: tur ve tarih → yolcular → müşteri → ödeme → özet. Fiyatı sistem hesaplar, elle hesap yapmanız gereken bir yer yok.

Müşteriyi aramayla seçin, aynı kişi için ikinci kart açmayın: geçmiş satışları tek kartta toplanır.

Onay: tek tuş, üç kayıt

Bekleyen kaydı Onayla ile onaylamak yalnız durumu değiştirmez. Onay anında arka planda birlikte oluşur:

1. Kasa hareketi — tahsil edilen para, tahsilatı alan kullanıcının kasasına,
2. Tedarikçi carisi — turu yapan firmaya olan borcunuz,
3. Satıcı komisyonu — satışı yapanın hakedişi.

Bu yüzden muhasebeye ayrıca kayıt girmeniz gerekmez. Aynı sebeple:

Durum alanını elle "onaylı" yapmak mali kayıt oluşturmaz. Onayı her zaman Onayla düğmesinden verin. Bu, yeni firmaların en sık yaptığı hata.

→ Ayrıntı: Rezervasyon ve Bilet kılavuzu.

Adım 6 — Tahsilat alın

Nereye: Rezervasyon detayı → Ödemeler → Ödeme al

Form kalan tutarla hazır açılır; Yarısı / Tamamı kısayolları vardır.

Para, tahsilatı alan kullanıcının kasasına yazılır — ana kasaya değil. Gün sonunda o kullanıcı aynı tutarı ana kasaya teslim eder. Kart tahsilatları POS kasasına gider.

Tahsilat ekleme ve iptal yalnız rezervasyonun içinden yapılır. "Tahsilat & Ödemeler" ekranı defterdir, salt okunurdur.

Adım 7 — Günü kapatın

Kasa teslim

Nereye: Muhasebe → Kasa Teslim (KAS-100)

1. Satıcıyı seçin — ekran yalnız onun bekleyen tahsilatlarını gösterir.
2. Teslim alacağınız satırları işaretleyin; düğmenin yanında kaç satır ve toplam kaç para olduğu yazar.
3. Ana kasaya teslim al.

Sonuç üç yerde birden görünür: teslim geçmişinde satır, ana kasanın defterinde fiş, satıcının bekleyen listesinde sıfırlanma. Ertesi gün "ben vermiştim" tartışması olmaz.

Görmek teslim almak değildir. Satıcı kendi kasasında bekleyeni görür ama devri kendisi yapamaz.

Gün sonu kontrolü

Kasa detayındaki bakiye uyuşmazlık uyarısını görmezden geçmeyin: defterle tutmayan bakiye, doğruymuş gibi görünen yanlış bir rakamdır.

→ Ayrıntı: Kasa ve Cari kılavuzu.

İlk hafta kontrol listesi

Yardım nereden alınır

Asistan firmanızın canlı verisini görmez — rezervasyon, kasa ya da cari sorgulamaz. Yalnız kullanım kılavuzlarından cevap verir ve kılavuzda karşılığı yoksa cevap uydurmaz.

Hangi ek kılavuz size ait

Bu kılavuz her firmada geçerli olanı anlatır. Sattığınız işe göre bir de ek kılavuzunuz var:

Her firmada geçerli olan diğer kılavuzlar: Panel Geneli, Müşteri ve Satış Takibi, Personel ve Operasyon, Muhasebe ve Raporlar.